Online upitnik ili razgovor uživo: što je bolje za prvi korak

Kad netko nazove naš ured u ovim jesenskim tjednima, najčešće pita isto: trebam li prvo ispuniti upitnik ili bih radije sve ispričala savjetniku? Obje mogućnosti postoje i obje vode do izračuna povrata, ali se razlikuju po tempu, po mirnoći i po tome koliko se toga zaboravi usput.

Prva mogućnost je online upitnik koji ispunjavate sami, kod kuće, kad vam odgovara. Druga je da podatke iznosite usmeno, na početku razgovora sa savjetnikom, bez ikakve pripreme. U nastavku ih uspoređujem na tri mjesta gdje se razlika stvarno vidi: vrijeme, točnost podataka i osjećaj sigurnosti.

Pišem to kao osoba koja svaki dan odgovara na vaše upite i dogovara termine, pa govorim iz onoga što vidim u praksi, a ne iz teorije. Zaključak na kraju je jasan, ali vrijedi proći kroz razloge, jer vam odgovara samo ako ga razumijete.

• Upitnik: ispunjavate sami, u svom ritmu
• Usmeno: podaci se prikupljaju tijekom razgovora
• Cilj je isti: točan izračun povrata

Upitnik je kratak i pitanja idu redom: primanja, olakšice, dokumenti koje imate. Možete ga ostaviti na pola, otići po potvrdu iz ladice i vratiti se sutradan. Nitko vas ne gleda i nitko ne čeka, što mnogima uklanja nelagodu pri govoru o novcu.

Usmeno nabrajanje troši vrijeme razgovora. Ako savjetnik na licu mjesta traži podatak koji niste ponijeli, razgovor staje, a plaćenih 45 minuta konzultacije ne treba trošiti na traženje papira. Zato upitnik često skrati sam razgovor i ostavlja više prostora za pitanja koja vas zaista muče.

Usmeni put ima jednu prednost: tko ne voli ekrane, osjeća se ugodnije kad ga netko vodi pitanjima. Za takve ljude nije greška izabrati razgovor, samo je dobro znati da će tada priprema dokumenata biti na njima prije termina.

Najčešći razlog slabijeg izračuna nije složenost propisa nego zaboravljena sitnica: uzdržavano dijete, premija koju ste plaćali, drugi izvor prihoda tijekom godine. Upitnik vas na te stavke podsjeća jer ih postavlja kao zasebna pitanja, redom, a vi odgovarate bez žurbe.

U razgovoru se isto može dogoditi, ali ovisi o tome koliko se sjećate pod dojmom trenutka. Ljudi znaju reći da nemaju ništa dodatno, a tri dana kasnije nađu račun koji mijenja izračun. Pisani oblik ostavlja trag koji možete provjeriti.

Ivan Horvat, naš analitičar povrata, priprema izračun upravo iz tih odgovora. Što su jasnije zapisani, to rjeđe treba dodatno zvati klijenta i to se na kraju vidi u brzini kojom dobivate plan povrata.

• Upitnik podsjeća na stavke koje se lako zaborave
• Pisani odgovori mogu se provjeriti prije slanja
• Manje naknadnih poziva zbog nedostajućih podataka

Mnogi se pitaju što se događa s podacima koje upišu na internetu. Upitnik traži samo ono što je potrebno za izračun, a podaci se koriste isključivo za pripremu vašeg povrata. Ako se predomislite, možete tražiti njihovo brisanje, a to u uredu rješavam ja.

Usmeno iznošenje djeluje osobnije i neki se tu osjećaju sigurnije jer vide s kim razgovaraju. No i tada se podaci zapisuju kako bi se izračun mogao napraviti, pa se razlika svodi na to više vam odgovara pisani ili izgovoreni put do istog zapisa.

Ono što vam preporučujem u oba slučaja: ne šaljite više podataka nego što pitanje traži. Ako niste sigurni treba li vam neki dokument, bolje je pitati nas prije nego ga priložiti.

Upitnik odgovara onima koji vole raditi mirno, imaju dokumente na dohvat ruke i žele da razgovor sa savjetnikom bude kratak i usmjeren na pitanja. Posebno je koristan zaposlenima s više izvora prihoda ili obiteljima s više olakšica, gdje je stavki mnogo.

Razgovor bez prethodne pripreme odgovara onima kojima je već i otvaranje obrasca prepreka, a imaju jednostavnu situaciju: jedan posao, bez posebnih olakšica. Tada se mnogo toga može razjasniti jednim pitanjem i dovoljno je doći na termin s osnovnim papirima.

Postoji i treći način, najčešći u praksi: ispunite upitnik do pola, zapišete što ne znate i to dovedete na konzultaciju. Time dobivate prednosti obje mogućnosti, a nitko vas ne ispituje što ste preskočili.

• Više izvora prihoda: upitnik
• Jednostavna situacija: i razgovor je dovoljan
• Nesigurni ste: ispunite koliko znate

Preporučujem upitnik kao prvi korak, uz razgovor kao drugi. Upitnik vam daje vrijeme, podsjeća na sitnice i ostavlja pisani trag, a konzultacija od 45 minuta tada služi onome za što je zamišljena: da vam savjetnik objasni izračun i odgovori na pitanja.

Ne tražimo da upitnik bude savršen. Ako ne znate odgovor, ostavite prazno i recite nam. Bolje je doći s tri otvorena pitanja nego s izmišljenim odgovorom koji kasnije treba ispravljati.

Ako vam ekran jednostavno ne leži, javite nam se telefonom ili obrascem na stranici Kontakt. Dogovorit ćemo termin i reći vam što da ponesete, pa ni tada nećete krenuti nespremni.